Az évzárás egy speciális funkció a Stock2000 kereskedelmi rendszer program verzióiban. Általában, mint az a nevéből is következtethető, évvégi adatbázis záráskor, új év megkezdése előtt alkalmazható.
Az évzárás nem kötelező, a munka az évzárási műveletek alkalmazása nélkül is folytatható.
Az évzárás lezárja a tárgyévi adatbázist, másolatot készít belőle, hogy a továbbiakban elérhető legyen, mint korábbi évek adatbázisa.
Évzárás után létrejön egy optimalizált adatbázis. Törlésre kerülnek a a tavalyi évhez tartoző rész-adatok, mint például:
- termék (árukarton) mozgási adatok,
áru bevételezés, eladások és kiadások, jóváírások, raktárkészlet csökkentések, gyártás, saját felhasználás, stb... - részletes eladási és nyereség információk,
- pénztári részletes adatok,
- üzletkötői jutalékok,
- felhasználói eseménynapló,
...
Évzárás után az adatbázis kisebb méretű lesz az előző évi részletes adatok törlése miatt. A törölt adatok továbbra is elérhetők az előző évi verziókban, azok archiválása megtörténik.
Egyéni szempont, hogy szükség van-e az évzárási műveletekre, általában előnnyel jár.
Új év nyitása után évzárás mellett, vagy anélkül is, a számlák, megrendelések, árajánlatok, szállítói megrendelések, stb. sorszámozása újraindul.
Természetesen a korábbi évek számlái is elérhetők, azokkal műveletek is végezhetők, mint pl. tavalyi számla kiegyenlítése, helyesbítés...
A korábbi években készült árajánlatok, megrendelések, stb. is megtalálhatók a nyilvántartásban.
Az évzárási művelet a program Rendszer főmenüjéből érhető el. Futtatásának feltétele, hogy az adatbázishoz a folyamat alatt ne csatlakozzon más felhasználó.
Alapértelmezetten az évzárás kötelező, a program tiltja a számlázást, árukiadásokat évfurduló után. Ez a beállítás a Telephelyek beállításainál megváltoztatható az - Évzárás kötelező jelölőnégyzet - állapotának megváltoztatásával.
Az előző évi archivált verziókban a számlázás tiltás jelölőnégyzet bejelölésével akadályozható meg, hogy ne készüjön további számla tévedésből.